Oracle Lizenz-Audit-Verwaltung

Dies ist ein Leitfaden für Oracle-Audits, der Ihnen die Suche nach den Antworten, die Sie für die Durchführung des Audits benötigen, erleichtern soll. Er soll Ihnen sagen, welche Fragen Sie sich stellen sollten, um sich besser vorzubereiten und den Auftrag erfolgreich abzuschließen.

 

Oracle Lizenz-Audit-Verwaltung

 

Oracle Lizenz-Audit – Häufig gestellte Fragen 

Unser CIO/CFO hat einen Oracle License Audit Letter erhalten, und jetzt setzt sich Oracle LMS mit uns in Verbindung. Müssen wir auf den Brief antworten?

Antwort: Nehmen Sie sich Zeit, gemäß Ihren Verträgen mit Oracle – Sie haben normalerweise 45 Tage Zeit, um auf die
Benachrichtigung zu antworten. Sie sind nicht vertraglich verpflichtet, das Schreiben zu bestätigen, bevor die 45 Tage abgelaufen sind. Wenn Sie mehr als 45 Tage benötigen, können Sie versuchen, eine Vertragslaufzeit auszuhandeln, die Ihnen eine Kündigungsfrist von 90 Tagen einräumt.

 

Wir haben von unserem Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail mit einer Excel-Tabelle erhalten, in die er unsere Lizenzen eintragen möchte. Müssen wir damit kooperieren?

Antwort: Nein, Sie haben keinerlei Verpflichtung. Es handelt sich nicht um ein formelles Audit.

 

Was passiert, wenn wir Oracle nicht innerhalb der 45 Tage antworten?

Antwort: Man wird Sie „jagen“, aber eine Verzögerung hat keine Konsequenzen.

 

Können wir das Oracle-Lizenzaudit verschieben?

Antwort: Sicher, im Vertrag steht: „Das Audit darf Ihren Geschäftsbetrieb nicht angemessen beeinträchtigen“.

Oracle ist oft so freundlich, ein Audit um einige Monate zu verschieben, wenn Sie eine gute geschäftliche Begründung vorlegen können, warum Sie das Oracle-Lizenzaudit verschieben möchten. Ein guter Grund kann sein, dass Sie derzeit Änderungen an Ihrer IT-Infrastruktur vornehmen.

 

Können wir Oracle dazu überreden, das Lizenzaudit abzusagen?

Antwort: Das ist schwieriger, aber ich habe es schon erlebt. Normalerweise bedeutet das, dass Sie einen großen Kauf tätigen. Dann kann Oracle die Audit-Benachrichtigung zurückziehen.

 

Was sollte unser erster Schritt sein, nachdem wir den Oracle Lizenz-Audit-Brief erhalten haben?

Antwort: Überprüfen Sie Ihre Verträge, was steht in der Audit-Klausel? Hat Oracle das Recht, Sie zu auditieren? Maßnahmen: Wenn Sie, wie viele andere, keine Kopien Ihrer Verträge haben, sollten Sie sich jetzt mit Oracle in Verbindung setzen, um Kopien aller relevanten Verträge zu erhalten. Nur Support-Erneuerungen reichen nicht aus, es sollten Oracle OMA, OLSA und Bestellunterlagen sein.

 

Wir haben unsere Oracle-Audit-Klausel überprüft – und sind zu dem Schluss gekommen, dass Oracle das Recht hat, unser Unternehmen zu prüfen. Was sollte unser nächster Schritt sein?

Antwort: Jetzt sollten Sie ein NDA aushandeln und Oracle bitten, das NDA Ihres Unternehmens zu unterzeichnen. Das dauert in der Regel ein paar Wochen und verschafft Ihnen mehr Zeit, sich auf das Audit vorzubereiten.

 

Und sobald unser NDA von Oracle unterzeichnet ist?

Antwort: Ja: Oracle möchte immer so schnell wie möglich ein Kick-off-Meeting ansetzen. Der Zweck eines solchen Treffens ist es, den Projektplan, die gemeinsamen Skripte usw. zu besprechen. Sie müssen sich auf ein bestimmtes Datum einigen, an dem Sie die Daten an Oracle übermitteln werden.

Ich rate Ihnen, das nächste Treffen stattdessen für Verhandlungen zu nutzen:
Verhandeln Sie, welche juristischen Personen in die Prüfung einbezogen werden. Es kann sowohl Vor- als auch Nachteile haben, alle Tochtergesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung einzubeziehen, insbesondere wenn Sie ein globales Unternehmen sind.
Verhandeln Sie den Zeitplan für die Prüfung und die Art und Weise, wie die Prüfung durchgeführt werden soll.
Welche Instrumente und Ergebnisse wird Oracle verlangen? Wenn Sie die Parameter festlegen, können Sie Oracle ablehnen, wenn es die Prüfung ausweiten oder zusätzliche Informationen anfordern möchte.
Wenn Sie keine Oracle-Audit-Skripte ausführen möchten, können Sie Oracle dann manuell mit Daten versorgen?
Verhandeln Sie, ob Besuche vor Ort inbegriffen sind?
Welche Produkte sollen in den Umfang des Audits einbezogen werden?

 

Oracle bittet uns, einen Termin für ein Kick-off-Meeting zu vereinbaren, warum haben sie es so eilig?

Antwort: Oracle möchte den Beginn des Audits immer so schnell wie möglich ansetzen, das können Sie ablehnen. Oracle vermutet, dass je mehr Zeit für die Vorbereitung auf das Oracle-Lizenzaudit zur Verfügung steht, desto größer die Chance ist, dass Sie Lizenzlücken entdecken und diese vor Beginn des Audits beheben können.

 

10. Frage: Wird Oracle während des Audits vor Ort in mein Rechenzentrum kommen?

Antwort: Nein: Sie haben kein Recht, Ihr Rechenzentrum zu betreten, und sie verfügen auch nicht über ein Tool, mit dem sie Ihre gesamte Oracle Software aufspüren können. Das Oracle-Audit kann nicht ohne Ihre Mitarbeit stattfinden. Daran sollten Sie denken.

 

11. Frage: Wir sind ein globales Unternehmen und Oracle möchte ein Lizenzaudit bei einer unserer Tochtergesellschaften durchführen. Sollten wir das zulassen?

Antwort: Sie können versuchen, dies abzulehnen, denn wie kann Oracle auf lokaler Ebene feststellen, ob sie über genügend Lizenzen verfügen. Möglicherweise haben Sie in einer anderen Tochtergesellschaft überschüssige Lizenzen, die ein Lizenzdefizit ausgleichen könnten. Bei der geprüften Tochtergesellschaft könnten 20 Weblogic-Lizenzen fehlen, aber diese könnten bei einer anderen Einheit verfügbar sein.

 

12. Frage: Oracle möchte unsere Oracle ASFU-Lizenzen in das Lizenzaudit einbeziehen?

Antwort: Das ist nicht erlaubt, aber ich habe gesehen, dass Oracle LMS manchmal Oracle ASFU-Lizenzen einbezieht. Laut Vertrag muss jede Prüfung der ASFU-Lizenzen über den Partner erfolgen, bei dem Sie die Oracle ASFU-Lizenzen erworben haben.

 

13. Frage: Warum wird unser Unternehmen für ein Oracle-Lizenz-Audit ausgewählt? Sind wir einfach „dran“?

Antwort: Nein, es gibt kein „Sie sind dran“-System, wenn es um Oracle-Lizenzaudits geht. Die Software-Audits werden nicht zufällig durchgeführt. Sie wurden von Ihrem Account Manager mit der Unterstützung von Oracle LMS ausgewählt. Es gibt fast immer einen Grund für die Vermutung, dass Oracle gute Gründe für die Vermutung hat, dass Sie auditiert werden. Einige Kunden sind seit 10 Jahren nicht mehr geprüft worden, andere werden alle 3-4 Jahre geprüft.

  • Die häufigsten Gründe für ein Oracle-Lizenzaudit sind:
  • Sie haben alte Lizenzmetriken oder NUP-Lizenzen (Tech)
  • Sie haben ein Unternehmen übernommen oder mit einem anderen Unternehmen fusioniert, dann können Sie schon allein aufgrund des Vertrags nicht konform sein.
  • Sie haben eine umfangreiche Hardware-Aktualisierung vorgenommen, wodurch sich die Lizenzierungsanforderungen häufig ändern.
  • Sie sind seit mehr als 3 Jahren nicht mehr auditiert worden.
  • Sie haben Oracle EBS, verfügen aber nicht über eine Lizenz für die vollständige Nutzung der Technologie.
  • Oracle (oft der Vertrieb) hat gehört, dass Sie Virtualisierungstechnologien einsetzen. (VMWare)
  • Sie haben Support-Tickets bei Oracle eingereicht und in dem Ticket beschreiben Sie die Verwendung von Technologiefunktionen, für die Sie keine Lizenz haben.
  • Sie haben sich entschieden, eine Oracle-Lizenz- oder Cloud-Lösung NICHT zu akzeptieren.
  • Sie haben Oracle mitgeteilt, dass Sie kein Interesse an einem Treffen oder neuen „Projekten“ haben, die den Kauf weiterer Oracle Software beinhalten könnten.
  • Sie haben einen neuen Vertriebsmitarbeiter; manche Vertriebsmitarbeiter glauben mehr an die Prüfung von Kunden als andere.
  • Sie weigern sich, Ihre Oracle ULA zu erneuern.
  • Sie waren beim letzten Oracle Lizenz-Audit nicht konform.
  • Welche Aktivitäten sollte ich intern durchführen?

 

Während wir Oracle mit NDAs und Verhandlungen abwehren, welche Maßnahmen sollten wir intern ergreifen?

Antwort: Sie müssen herausfinden, welche Compliance-Lücke Sie haben und wie Sie sie beheben können, bevor das Audit beginnt. Bei 95% aller Oracle-Audits gibt es eine Lücke, und diese geht in der Regel in die Millionen. Die meisten Lizenzlücken sind jedoch nicht darauf zurückzuführen, dass die Kunden Oracle „übermäßig nutzen“.

Der Hauptschuldige ist:

– Mangelnde Kenntnis der Oracle-Lizenzierungs- und Vertragsrichtlinien.

Nachdem ich an vielen Oracle-Lizenzaudits beteiligt war (auf beiden Seiten des Tisches), schätze ich, dass 90% aller Verstöße vom Unternehmen hätten behoben werden können. Wenn sie nur das richtige Wissen über die Lizenzierung hätten. Dies kann durch eine proaktive Lizenzprüfung behoben werden. Wenn Sie das tun, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie bei der nächsten Prüfung nichts an Oracle zahlen müssen.

Wenn Sie Probleme mit der Einhaltung der Oracle-Vorschriften haben, liegt das daran, dass Sie nicht erkannt haben, dass Sie in angemessene Ressourcen investieren müssen. (und ich spreche hier nicht von einem SAM-Tool). Viel zu viele Unternehmen sind auf den Marketing-Hype der SAM-Tool-Anbieter hereingefallen, die alles versprechen.

 

Wenn wir feststellen, dass es einen Lizenzmangel gibt – sollten wir diese Lizenzen kaufen, bevor das Oracle Lizenzaudit beginnt?

Antwort: Oracle wird Ihre Bestellung fast immer jetzt entgegennehmen, anstatt auf den Abschluss des Oracle Lizenzaudits zu warten, der viele Monate in der Zukunft liegen kann. Sie haben eine bessere Verhandlungsposition, wenn Sie die Lizenzen vor Beginn des Audits kaufen und nicht erst danach.

 

Wie finden wir heraus, was unser Compliance-Problem ist?

Antwort: Ich empfehle Ihnen dringend, sich externe Hilfe von einem Partner zu holen, der die Oracle-Prüfungsskripte analysieren kann. Sobald Oracle Ihnen die lms-Skripte aushändigt. Sie führen die Skripte aus und geben dem Lizenzierungspartner zunächst die Ausgabe. Dieser kann dann analysieren, was Oracle herausfindet, sobald er die Ausgabe erhält.

Schauen Sie sich auch die häufigsten Gründe für eine Prüfung an und Sie werden vielleicht herausfinden, warum Oracle glaubt, dass Sie nicht konform sind. Die Einzigen, die nicht wollen, dass Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen, ist Oracle, weil sie dann keine großen Einnahmen erzielen.

 

Wir haben seit der letzten Oracle-Lizenzprüfung keine Änderungen an unseren Oracle-Umgebungen vorgenommen. Müssen wir uns Sorgen über unsere Compliance-Position machen?

Antwort: Ist Ihnen bekannt, welche Funktionen die IT-Mitarbeiter oder DBAs beim Betrieb Ihrer Oracle-Umgebungen verwendet haben? Es könnte ein DBA gewesen sein, der vor 2 Jahren Funktionen verwendet hat, die einen Lizenzkauf ausgelöst haben. Aber es gibt keine Warnhinweise. Aber Oracle wird das bei der Prüfung feststellen. Ich habe das schon oft gesehen. Denken Sie daran, dass es einen Grund gibt, warum Oracle Sie auditiert: Sie erwarten Einnahmen.

 

Wir sind kein großer Oracle-Kunde, sollten wir uns Sorgen machen?

Antwort: Ich habe Unternehmen geholfen, die nur 5 Server mit Oracle-Software betreiben und bei denen ein Verstoß in Höhe von Millionen Euro festgestellt wurde. Ein Kunde hatte 4 Server und war mit einer Lizenzlücke von 9 Millionen Euro konfrontiert.

 

Finden Oracle Java-Audits statt?

Antwort: Zurzeit finden sie nicht in großem Umfang statt, und wenn doch, dann ist es fast eine einmalige Sache, aber das kann sich ändern. Höchstwahrscheinlich werden es Vertriebsmitarbeiter sein, die Ihre Java-Nutzung überprüfen wollen.

 

Welche Fehler sollten wir vermeiden?

Antwort: Übergeben Sie keine SAM-Tool-Daten an Oracle, Sie müssen sie analysieren. Glauben Sie nicht dem Marketing-Hype um die LMS-Zertifizierung.

Auch wenn Sie über qualifizierte interne Oracle SAM-Mitarbeiter verfügen. Ziehen Sie in Erwägung, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, wenn Sie einem Audit unterzogen werden – es kann hilfreich sein, einen „frischen“ Blick auf die Daten zu werfen, um zu überprüfen, ob Sie korrekt lizenziert sind.

 

Wir vertrauen darauf, dass Oracle das Richtige tut, wir haben eine gute Geschäftsbeziehung zu Oracle. Warum sollten wir externe Hilfe in Anspruch nehmen?

Antwort: Die Audit-Organisation von Oracle hat eine große Umstrukturierung durchlaufen. Die meisten Audit-Mitarbeiter befinden sich jetzt in Rumänien. Die durchschnittliche Erfahrung eines Beraters beträgt wahrscheinlich 1-2 Jahre. Auch wenn Oracle noch so gutmütig ist, werden durch unerfahrene Lizenzauditoren Fehler gemacht. Es kann gut sein, dass Sie dafür sorgen, dass sie ehrlich bleiben, indem Sie sich externe Hilfe holen.

Das könnte Ihre Beziehung zu Oracle retten, denn die meisten Unternehmen, die Oracle „sauer“ geworden sind, haben dies getan, weil sie sich bei einem Audit ungerecht behandelt fühlten.

 

Wo im Vertrag steht, dass ich Oracle Audit-Skripte ausführen muss?

Antwort: Nirgends, es heißt nur, dass Sie mit Oracle LMS zusammenarbeiten müssen. In einigen späteren Versionen gibt es jedoch eine Vertragsklausel, die besagt, dass Sie Oracle-Datenmessungs-Tools ausführen müssen.

Wenn Sie von Oracle auditiert werden, kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie wir Ihnen helfen können.

 

Wenn Sie ein Oracle-Kunde sind, der Hilfe bei der Oracle-Lizenzierung benötigt, verwenden Sie bitte die Schaltfläche Kontakt, um ein Online-Meeting zu organisieren.
Wir betreuen Kunden auf der ganzen Welt mit Oracle-Lizenzmanagement-Services.

 

Wenn Sie über die Oracle-Lizenzierung auf dem Laufenden bleiben und weitere Tipps erhalten möchten, folgen Sie uns auf
sozialen Medien:

✔️ Folgen Sie uns auf LinkedIn
✔️ Abonnieren Sie unseren Kanal auf  YouTube

Wenn Sie ein Oracle-Lizenz-Audit benötigen, kontaktieren Sie uns für fachkundige Unterstützung.